Researrangörer

Allotments – så fungerar det

Allotments är ett vanligt sätt att göra affärer med researrangörer och innebär att man reserverar ett visst antal hotellrum eller bäddar för deras räkning. En allotment innebär helt enkelt ett garanterat hotellrum som arrangören kan boka fram till ett bestämt datum.

Genom att ha allotments på plats får arrangören trygghet i att de kan sälja sina paketresor med vetskapen om att de har bokat tillräckligt med rum för sina kunder. Det ger dem också förmågan att planera och sälja sina resor i god tid.

Hur fungerar ett allotment?

När ett rum är reserverat inom ett allotment hålls det avbokat fram till ett specifikt releasedatum. Det är ett datum då rummen, om de inte har bokats av arrangören, släpps och blir tillgängliga för vanliga gäster. Releasedatumet kan variera, men det brukar oftast vara en månad innan det blockerade datumet.

Fördelen med allotments är att hotellet eller anläggningen får säkrade bokningar långt innan den vanliga bokningsperioden. Rummen är i princip redan reserverade för arrangörernas kunder, vilket ger stabilitet i planeringen. Dessutom har arrangören ofta en större chans att säkerställa bokningar jämfört med individuella gäster, som kanske inte bokar lika långt i förväg.

Risker och flexibilitet

Den största risken med allotments är att rummen hålls reserverade även om arrangören inte har bokat dem innan releasedatumet. Det innebär att rummen inte kan bokas av andra gäster förrän de eventuellt släpps. Om du har behov av rummen innan releasedatumet kan det vara möjligt att återta allotments, men detta bör diskuteras med arrangören för att komma överens om nya villkor.

Om du är osäker på vilka datum eller perioder du ska lämna allotments, kan du använda så kallade Close out dates. Det innebär att du kan specificera vilka nätter som inte ingår i avtalet, exempelvis om du vet att du har hög beläggning under en viss period. På så sätt kan du hålla flexibiliteten i bokningarna samtidigt som du gör ett erbjudande om allotments.

Långsiktigt samarbete

Tänk på att arrangörssamarbeten oftast är långsiktiga och att det kan ta tid att hitta rätt balans för allotments. Om det handlar om en helt ny resa eller produkt kan det vara svårt att veta exakt hur många allotments som kommer att behövas, särskilt om ni inte har historik från tidigare säsonger att luta er mot. Det kan därför vara bra att vara flexibel och öppensinnad i diskussionerna för att hitta ett upplägg som fungerar för båda parter.

Så här lämnar du ett erbjudande

När du lämnar ett erbjudande om allotments till en arrangör är det viktigt att vara tydlig och professionell. Här är några saker som bör ingå i offerten:

• Pris per person: Nettopris inklusive moms för en natt i delat dubbelrum med frukost. Specificera om priset varierar beroende på säsong. Det ska vara minst 25-30% under det vanliga konsumentpriset för att täcka provision och marknadsföring.
• Pristillägg: Om det finns tillägg för exempelvis enkelrum eller halvpension.
• Tidsperiod/datum: Vilka specifika perioder erbjudandet gäller för, t.ex. helger eller särskilda datum.
• Release-datum: Om inget specifikt datum anges kan detta lämnas öppet för diskussion.
• Kontaktperson: Ange en kontaktperson med relevanta uppgifter.

Överväg också att inkludera:

• En säljande beskrivning av anläggningen, gärna med bilder.
• Extra tjänster som kan erbjudas, t.ex. paketlösningar, variationer i mat, uthyrning av utrustning eller andra aktiviteter.
• Möjliga Close out dates, om vissa datum inte kan ingå i erbjudandet.

Genom att vara tydlig, flexibel och professionell i ditt erbjudande kan du skapa en långsiktig och framgångsrik affärsrelation med arrangörer.