Allotments, hur funkar det egentligen?

Ett väldigt vanligt sätt att göra affärer med arrangörer är att arbeta med allotments. Genom att arrangören har allotments kan de med säkerhet sälja resor till sina kunder och veta att de övernattningar som ingår i paketresan finns så att de kan boka alla detaljer efter att kunden köpt sin resa.

Vad ett allotment är beskriver vi kortfattat i vår ordlista. I den står det:
“En överenskommelse om ett bestämt antal blockerade hotellrum/bäddar som arrangören kan boka fram till ett bestämt datum. Ett allotment = ett låst hotellrum.”

I en paketresa kan ju både boende, transport och nöjen mm ingå. Av den anledningen blir det besvärligt för många arrangörer som arbetar med förbestämda reseupplägg, att kontakta varje enskild leverantör före kunden kan boka sin resa.

Allotments hålls fram till releasedatum. Detta datum kan variera från några dagar till flera veckor och beror oftast på typ av resa det gäller. Det är vanligt att releasedatumet infaller ca 1 månad före det blockerade datumet. De rum som inte har bokats före release släpps och boendeanläggningen kan då boka rummen på egen hand.

Fördelen med allotments, tycker många, är att rum ofta bokas upp i mycket god tid så att hotellet/anläggningen har säkrade bokningar tidigt. Ofta långt tidigare än de själva brukar få sina bokningar. Dessutom kommer ju gästen oavsett väder, till skillnad från de som kanske bokar själv. Även om rum släpps vid release-datumet så finns det fortfarande gott om tid för anläggningen att på egen hand få bokningen.

Nackdelen, eller risken, med allotments kan vara att du låser ett visst antal rum som du sedan måste hålla obokade fram till release även om arrangören fortfarande inte bokat dem. I vissa fall kan man få tillbaka allotments om du mitt i säljperioden plötsligt skulle få behov, vänd dig då till arrangören för att diskutera de specifika rummen och datumen.

Vill du inte lämna allotments särskilda dagar, eller du vet att du har en period med hög beläggning under den period som arrangören önskar allotments så kan du, före avtalet görs, lista vilka nätter som inte ingår i avtalet, genom så kallade ’Close out dates’. Är det i ett tidigt skede kan du lämna ett erbjudande med x antal allotments och reservera dig för att Closed out dates kan förekomma.

Tänk på att arrangörssamarbeten bör ses som långsiktiga. Detta kan innebära att det kan ta tid för er båda att klura ut hur många allotments som passar just de paketresorna som era rum ska ingå i. Om det är en helt ny resa finns ju ingen historik från tidigare säsonger att jämföra och ni får därför komma överens om vad som passar. Ofta har arrangören ett specifikt antal allotments de behöver samt en releasetid som de önskar för att kunna påbörja ett nytt samarbete men du kan alltid komma med dina förslag och motbud för att se till att ni hittar det upplägg som passar er båda. Kan man inte få samtliga allotments på en anläggning kan man ibland tänka sig att samarbeta med fler anläggningar.

När du lämnar allotments tänk på att inkludera alla specifikationer såsom betalningsvillkor och releasetid samt eventuella Close out dates. Du kan lämna olika priser beroende på period/säsong eftersom det under högsäsong är vanligt med ett något högre pris, men se i så fall till att endast hålla dig till några få prisklasser.

Ska du lämna ett erbjudande eller en offert enligt en arrangörs förfrågan?

Vill du erbjuda en arrangör en offert men är osäker på vad den ska innehålla? En riktigt snygg och proffsig offert ger förstås intrycket att hela verksamheten är iordning och professionell så det skadar inte att skapa en mall som innehåller det du behöver förmedla.

Tänk på att arrangören inte pratar svenska så all kommunikation inkl offerten måste vara på engelska.

Vad bör ingå:
– Pris per person: Nettopris inkl svensk moms baserad på en natt i delat dubbelrum med frukost. Du kan specificera om priset varierar beroende på säsong/tid på året. Priset ska vara minst 25-30% under konsumentpris, då provisionen används till marknadsföring och ersättning till återförsäljare.
– Pristilläg: T.ex. enkelrumstillägg, halvpension mm.
– Specificera tidsperiod/datum som erbjudandet gäller. Är det t.ex. varje fre-sön under perioden, särskilda veckor eller unika datum.
– Release-datum. Kan även lämnas som en öppen fråga att komma överens om.
– Kontaktperson med kontaktuppgifter.

Överväg även:
– Säljande beskrivning av anläggning m bilder
– Extra tjänster som erbjuds, tex. Paketering, variationer gällande mat, uthyrning, andra aktiviteter mm.
– Close out-dates?

Vill du ha mer hjälp? Kontakta Thereze Linden!

Ny kampanj ska lyfta Smålands nationaldag
Två nya medarbetare på Destination Småland
I utlandet drömmer man om Småland
Ny rapport om svensk turism